Passer & Enregistrer ses appels avec HubSpot

Générez de la croissance avec ses appels

Une entreprise est en constante recherche d’éléments permettant d’augmenter sa croissance. Porter son attention sur les appels entrants ou sortants de son entreprise peut être générateur de bénéfice pour la société. Un outil de passage et d’enregistrement d’appels peut être pertinent pour les entreprises souhaitant booster leur service commercial, améliorer leur service client ou former leurs équipes.

HubSpot offre nativement un outil de passage et d’enregistrement d’appels simple d’usage. Celui-ci est intégré aux plateformes Sales Hub et Service Hub.

1. Quels sont les Avantages du Passage et de l’enregistrement d’appels depuis le CRM

Trouver des outils permettant de se concentrer sur son activité et non sur des tâches chronophages est une recherche de chaque instant. Le service des ventes ainsi que le service client peut trouver son intérêt dans un outil permettant le passage et l’enregistrement des appels.

En passant vos appels directement depuis votre CRM, vous offrez un gain de temps énorme à vos équipes qui n’ont plus besoin de décrocher un téléphone. Vous passez moins de temps à composer des numéros et plus de temps à vendre.

Par ailleurs, chaque appel est consigné et segmenté, vous facilitant ainsi l’analyse statistique de votre activité.

La fonctionnalité d’enregistrement d’appels, quand à elle, peut apporter un degré supérieur d’information.

Voici quatre exemples d’avantages qu’une entreprise peut retirer de l’enregistrement des appels :

1. Amélioration du service client

L'enregistrement des appels peut aider les entreprises à améliorer leur service client en leur permettant de mieux comprendre les besoins et les préférences de leurs clients. En écoutant les enregistrements d'appels, les représentants du service clientèle peuvent identifier les problèmes récurrents et les tendances et ajuster leur approche en conséquence. 

2. Formation des employés

L'enregistrement des appels peut également être utilisé pour former les employés en leur fournissant des exemples concrets de conversations réussies avec les clients. Les gestionnaires peuvent écouter les enregistrements d'appels avec les employés pour les aider à comprendre comment gérer les situations difficiles et à améliorer leurs compétences en matière de communication. 

3. Suivi des ventes

 L'enregistrement des appels peut aider les équipes de vente à suivre les prospects et à comprendre leur niveau d'intérêt. En écoutant les enregistrements d'appels, les représentants de vente peuvent identifier les besoins et les préférences des prospects et adapter leur approche en conséquence pour améliorer leurs chances de conclure une vente.

4. Validation de la conformité 

L'enregistrement des appels peut également aider les entreprises à se conformer aux réglementations locales et nationales en matière de communication téléphonique. En enregistrant les appels, les entreprises peuvent prouver qu'elles ont obtenu le consentement des clients pour enregistrer leurs appels et qu'elles respectent les exigences en matière de confidentialité des données.

2. Les fonctionnalités de l’enregistrement d’appels

Avec HubSpot, l’enregistrement des appels est simple et facile. Tout ce dont vous avez besoin est d’un compte HubSpot Sales ou Service et d’un ordinateur. Vous pouvez également utiliser un téléphone portable compatible avec l’application mobile de HubSpot.

Une fois la configuration des appels réalisée, tous vos appels entrants et sortants seront automatiquement enregistrés et associés à vos contacts HubSpot. Attention, l’outil natif de HubSpot ne permet pas la réception d’appels entrants en France à l’heure actuelle. Pour répondre à ce besoin, il peut être nécessaire de faire appel à un prestataire extérieur tel qu’Aircall.

Des propriétés de segmentation, vous permettent de qualifier le type d’appel ainsi que le résultat obtenu.

Ces informations seront utiles pour le suivi du client, mais également pour l’établissement de statistiques d’appels.

Durant l’appel, un espace dédié vous permet de prendre des notes et de faire ressortir les points importants de la conversation.

En complément de l’enregistrement, il est possible d’activer la transcription de l’appel. L’IA HubSpot retranscrit l’appel textuellement en s’appuyant sur la reconnaissance vocale. Cette fonctionnalité s’avère utile pour rechercher un passage précis de la discussion, retrouver une information donnée par le client ou pour permettre à un manager commercial d’ajouter des commentaires face à des éléments précis de la discussion et ainsi accélérer la formation des nouveaux représentants ou propulser les plus performants.

L’association de cette transcription avec l’AI de conversation, donne la possibilité de suivre des termes prédéfinis et d’utiliser cette information soit pour être notifié de l’emploi de ce terme soit au sein d’un rapport de suivi.

Il est également possible de disposer d’une liste d’appels quotidiens au sein du CRM. Accessible via l’onglet Tâche, cette fonctionnalité permet à votre équipe de donner la priorité aux appels les plus importants plus facilement et plus efficacement.

NB : Nous vous conseillons de vous rapprocher de votre service juridique afin de vous assurer de respecter les règles d’enregistrement des appels en vigueur dans votre pays. Vous pouvez également consulter le site de la CNIL.

3. UTILISATION DE LA FONCTION ENREGISTREMENT

L'enregistrement des appels avec HubSpot est un outil utile pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur service client, leur formation et leur suivi des ventes. Il est facile à utiliser et offre de nombreux avantages, notamment l'amélioration de la satisfaction client, la formation des employés, le suivi des ventes et la conformité réglementaire. Si vous utilisez HubSpot, n'hésitez pas à essayer l'enregistrement des appels pour améliorer votre gestion de la relation client.

Vous souhaitez une démonstration ou échanger sur la mise en place d’un outil d’enregistrement des appels ?

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