Intégrer un ERP à HubSpot

L’acronyme ERP signifie ”Entreprise Ressource Planning” en anglais ou PGI ” Progiciel de Gestion intégré” en français. Un ERP est une solution informatique à destination des entreprises permettant de piloter un ensemble de processus lié à l’activité. Parmi ses principales fonctions, nous retrouvons notamment la comptabilité, les achats, la gestion des stocks, la gestion de projets ou la gestion du service client.

Un ERP peut être issu d’un développement en interne ou d’un fournisseur présent sur le marché comme par exemple, EBP, Odoo, NetSuite, Sage, ou encore SAP.

Un CRM, contrairement à un ERP, se positionne plutôt du côté des Ventes, du Marketing et du Service Client.

Un CRM permet de mieux gérer les données de vos clients et d’améliorer votre performance commerciale. La mise en place d’un marketing automatisé et de lead nurturing optimise le travail des équipes commerciales. La mise en place d’un service client dynamique et à l’écoute permet aux entreprises de mettre le client au centre de la relation. Cela permet l’augmentation de la recommandation et l’identification de projets potentiels.

Afin de vous aider dans l’identification de votre besoin, nous pouvons identifier trois cas spécifiques où la connexion de l’ERP avec le CRM est nécessaire :

• Mettre à disposition de mon équipe commerciale un outil puissant et agréable leur permettant de prospecter les clients et les prospects grâce à la collecte d’informations marketing.
• Mettre en place une communication marketing dynamique et pouvoir m’assurer de l’efficacité de mes actions en tenant compte de la donnée de l’ERP.
• Offrir le meilleur service à mes clients en leur proposant des réponses rapides et personnalisées sur de multiples canaux.

Connecter votre ERP avec le logiciel HubSpot vous offre plusieurs avantages dont :

• L’unification de la donnée. La donnée est très souvent morcelée dans de nombreux outils. Il est alors difficile pour les équipes d’agir de manière optimum, car elles ne disposent pas de la totalité de l’information. En synchronisant vos outils avec HubSpot, vous assurez l’uniformisation et la centralisation de la donnée sur une plateforme unique. Grâce à la mise en place de règle de synchronisation vous êtes assurés de disposer d’une information fiable facilitant l’alignement entre toutes les équipes.
• L’amélioration de la productivité commerciale. Le CRM d’HubSpot donne accès à de nombreux outils facilitant la discussion avec vos clients et prospects. L’association des divers objets d’une fiche client permet de conserver l’information tout au long du processus commercial. L’utilisation de séquences durant la phase de conquête allège le travail du commercial et lui permet de se concentrer sur les leads chaud. L’intégration des deals au sein de pipelines clairs segmente vos prospects de manière efficace et facilite les prochaines actions. L’intégration d’une application de téléphonie telle que Aircall autorise l’enregistrement des appels passés directement depuis HubSpot pour suivre les efforts de vos équipes.
• L'optimisation des efforts marketing. Des actions marketing personnalisées sur de multiples canaux accélèrent les ventes. Les outils Marketing tels que les formulaires, les landing pages ou les emails marketing se basent sur les propriétés de vos fiches d’informations pour délivrer un message précis et personnalisé. L’utilisation de ceux-ci à différentes étapes du cycle de vie client renforce la présence de votre marque et capitalise sur votre base de données CRM et ERP.
• Le reporting. La puissance de l’outil HubSpot associé à la data collectée vous permet de suivre vos KPIs au sein de tableaux de bord personnalisés. Les activités Sales, Marketing et Services sont analysées en profondeur et partagées avec les services concernés.

Plusieurs méthodes existent permettant la liaison entre votre ERP et HubSpot. Le choix de la solution dépendra majoritairement de l’information que vous souhaitez voir au sein de HubSpot et des règles de synchronisation à mettre en place.

1. Le connecteur NATIF

On appelle connecteur natif un connecteur ayant déjà été développé par une entreprise et mis à disposition soit gratuitement soit par l’intermédiaire d’un abonnement.
La marketplace des applications de HubSpot propose quelques connecteurs natifs. Pour l’installer, il suffit de cliquer sur le bouton et de suivre le didacticiel.

Ses points forts : Simple et rapide d’installation.
Ses points faibles : Il répond à un besoin simple sans prendre en compte vos besoins spécifiques.

2. Le connecteur personnalisable sans code

Des applications telles que ZAPIER permettent d’automatiser des actions via la connexion entre différentes applications. Ces applications automatisent des tâches répétitives. Un abonnement sera nécessaire et ne doit pas être négligé. En fonction du nombre de connexions par jour nécessaires, le budget peut vite augmenter.

Une fois connecté, vous devrez procéder au mappage des données et activer la synchronisation.

Ses points forts : Aucune connaissance en code nécessaire.
Ses points faibles : Le forfait peut s’élever très vite en fonction du besoin et il ne gère que des fonctions simples.

3. Le connecteur personnalisé

La création d’un connecteur personnalisé permet de répondre précisément à votre besoin. Celui-ci prend en compte les objets personnalisés de HubSpot ainsi que l’ensemble des fonctionnalités spécifiques à votre activité et à vos outils.

Plusieurs solutions existent et peuvent être ou non associées entre elles :

• La connexion par API

La connexion par API répond à tous vos besoins dès lors que les deux logiciels autorisent la récupération de l’information par API. La synchronisation de la donnée peut-être unidirectionnelle ou bidirectionnelle. Le rythme de synchronisation peut être variable en fonction des éditeurs.

Ses points forts : Pas de modification de l’ERP, synchronisation personnalisée à votre usage.
Ses points faibles : Nécessite des connaissances spécifiques et nécessite de vérifier le volume d’appel qui peut être limité.

• Webhook  et API

Le Webhook permet de récupérer ou d’envoyer des informations entre HubSpot et d’autres outils externes. Une requête POST ou GET peut être envoyée à l’aide des workflows.

Ses points forts : La modification est immédiate et personnalisée.
Ses points faibles : Nécessite des connaissances spécifiques.

• Export CSV

Cette solution est utilisée en dernier recours. Elle consiste à réaliser l’échange de données entre l’ERP et HubSpot  par le biais d’une exportation en format CSV.

Ses points forts : Solution de dernier recours.
Ses points faibles : Nécessite un serveur FTP, synchronisation selon un rythme défini.

 

Lors de la réflexion sur la mise en place d’une intégration avec un ERP, il est important d’analyser correctement le besoin. Dans de nombreux cas, une intégration native peut suffire. Cependant, un besoin spécifique peut nécessiter la mise en place d’un connecteur personnalisé. L’agence Web Vision 360, peut vous accompagner dans l’analyse du besoin et le déploiement d’une solution adaptée.

Une intégration réussie vous permettra à la fois un alignement positif de vos équipes, un gain en performance et en temps, et vous permettra de concentrer vos efforts sur le développement de votre activité.