L’import de données au sein de votre logiciel CRM vous permet de créer de nouvelles fiches d’informations et de mettre à jour votre base de données.
Ce procédé, bien que simplifié par HubSpot, nécessite de respecter quelques règles afin de ne pas créer une situation difficile au sein de votre base de données.
La première étape consiste à formater correctement votre fichier d’import. Pour cela, il vous faudra respecter des conditions propres au fichier lui-même, mais également respecter la structure de votre donnée.
Au-delà de ces éléments, il faudra vous assurer que chaque valeur de propriétés que vous souhaitez importer corresponde à la configuration du logiciel. Cette recommandation est d’autant plus vraie pour des types de propriétés tels que le Menu déroulant, plusieurs ou une seule case à cocher, car la valeur attendue par HubSpot est précise et spécifique.
Retrouvez ci-dessous les propriétés obligatoires en fonction du type d’objet :
Si vous souhaitez mettre à jour de la data existante ou éviter des enregistrement en double, utilisez l’ID d’enregistrement sur les lignes concernées. Le mappage de cette propriété s’effectuera avec la fonction ” ID d’enregistrement” ou ”Record ID”.
L’import de masse permet de créer ou de mettre à jour des fiches d’informations ou Objet au sein de HubSpot.
Cette procédure peut ne concerner qu’un objet spécifique ou plusieurs objets ayant des relations entre eux. En fonction de la situation, il faudra prévoir d’intégrer les propriétés essentielles permettant la liaison entre les objets.
L’accès au module d’importation s’effectue soit directement au sein de l’objet en question soit au sein de l’onglet paramétrage du compte dans la rubrique ”Import et Export”
À partir de ce point, suivez les étapes écrites par le système jusqu’à la sélection de votre fichier.
L’étape du mappage des propriétés est essentielle, car elle vous permet de vérifier plusieurs éléments :
Lors d’un import de données, vous pouvez être confronté à des erreurs. Celles-ci sont répertoriées dans un fichier directement téléchargeable depuis HubSpot.
Un email contenant le lien de téléchargement sera, également, envoyé automatiquement à la personne ayant importé le fichier.
Dans un premier temps, il vous faudra vérifier l’origine de l’erreur. Provient-elle d’une erreur de votre propriété sur HubSpot ou d’une erreur de votre fichier d’import ?
Dans le cas d’une erreur de fichier, il vous faudra modifier l’ensemble des éléments erronés et relancer l’import.
L’application mobile de HubSpot vous permet de réaliser différents types d’import en complément de la création unique.
L’import de contacts s’effectue à partir de l’onglet Contacts, puis l’icône + , puis Importer depuis les contacts de l’appareil.
Le Scan de Carte de visite ou de QR code est disponible depuis la barre de navigation inférieur, et la section Plus. Il sera nécessaire d’autoriser HubSpot à accéder à votre caméra.
Suivez l’ensemble des étapes de l’import de données en regardant le tutoriel vidéo de votre agence WEB VISION 360.
